Datenschutzerklärung für Mietinteressenten/innen und Mieter/innen

Die Urban Micro Estate Immobilienverwaltungs GmbH mit Ihrer Marke Linked-Living.at (wir, uns informieren Sie in den folgenden Absätzen über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns. Wenn wir im Folgenden von Daten sprechen, meinen wir Ihre personenbezogenen Daten. Das sind sämtliche Informationen, anhand derer Sie als Person unmittelbar oder mittelbar identifiziert werden können. Zu diesen Informationen sind wir nach der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) verpflichtet.

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann man sich wenden?

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist:
Urban Micro Estate Immobilienverwaltungs GmbH
Vorgartenstraße 204
1020 Wien
E-Mail: info@upartments.de
Telefonnummer: +49 69247472400

Bei Fragen zum Thema Datenschutz können Sie sich gerne auch an unseren Datenschutzbeauftragten unter r.laqua(at)eyeDsec.de wenden

2. Welche Daten nutzen wir und woher bekommen wir diese Daten (Quellen)?

Wir verarbeiten die Daten, die wir direkt von Ihnen oder von Ihnen hierzu beauftragten Dritten (z.B. Ihrer Bank, Bürgen oder entsprechenden Dienstleistern zwecks Stellung der Mietsicherheit) für den Abschluss und die Durchführung des Mietverhältnisses erhalten.

Zu diesen Daten gehören insbesondere Ihre Kontaktdaten (wie z.B. Vorname, Name, Anschrift bei Abschluss des Mietvertrages sowie Anschrift und Wohnungsnummer des Mietobjekts, Telefonnummer, E-Mail-Adresse), Ihr Geburtsdatum, Ihre Bankverbindung, Ihre Bonitätsdaten (wie z.B. Ihre Schufa Auskunft und Ihre Gehaltsnachweise).

Kommt ein Mietvertrag zustande, verarbeiten wir zusätzlich folgende Daten: Daten über Ihre Mietzahlungen und ggfs. offene Forderungen, Ihre Verbrauchsdaten (z.B. für Heizung, Wasser und Elektrizität), Informationen über den Zustand der Wohnung z.B. bei Auszug oder Beschwerden und sonstige Daten, die Sie uns mitteilen.

Wenn Sie eine öffentlich geförderte Wohnung bewohnen, verarbeiten wir zudem die Angaben aus dem Wohnungsberechtigungsschein, ob Ihnen der Wohnungsberechtigungsschein entzogen wurde und ob die Vermietung dem Wohnungsberechtigungsschein entspricht.

3. Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zwecke) und auf welcher Rechtsgrundlage?

Wir verarbeiten Ihre Daten für die Entscheidung über den Abschluss eines Mietvertrages sowie für die Vorbereitung und Durchführung des Mietvertrages. Diese Verarbeitung basiert auf Artikel 6 Absatz 1 lit. b) DSGVO.

Zudem unterliegen wir diversen rechtlichen Verpflichtungen, das heißt gesetzlichen Anforderungen z.B. aus dem Handelsgesetzbuch (HGB), der Abgabenordnung (AO) und dem Geldwäschegesetz (GWG). Die Verarbeitung Ihrer Daten zu diesen Zwecken beruht auf Artikel 6 Absatz 1 lit. c) DSGVO.

Wir verarbeiten Ihre Daten auch zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten nach Artikel 6 Absatz 1 lit. f) DSGVO. Unsere berechtigten Interessen sind zum Beispiel die Geltendmachung, Durchsetzung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder Verteidigung gegen Rechtsstreitigkeiten, einschließlich gerichtlicher Geltendmachung, Ausübung, Durchsetzung oder Verteidigung unserer Rechte und Ansprüche aufgrund oder im Zusammenhang mit dem Mietverhältnis. Zudem sind unsere berechtigten Interessen zum Beispiel Direktwerbung, soweit sie der Nutzung Ihrer Daten zu Werbezwecken nicht widersprochen haben, Gewährleistung der IT-Sicherheit, Verhinderung und Aufklärung von Straftaten, Maßnahmen zur Sicherstellung des Hausrechts, für und im Zusammenhang mit Unternehmenstransaktionen, ordnungsgemäße Verwaltung und Maßnahmen zur Weiterentwicklung von Dienstleistungen und Produkten.

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke (z.B. Versand unseres [Newsletters und sonstiger Werbung, die wir Ihnen als E-Mail schicken]) erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung nach Artikel 6 Absatz 1 lit. a) DSGVO gegeben.

4. Mit wem teilen wir Ihre Daten?

Innerhalb der CORESTATE Unternehmensgruppe, zu der wir gehören, erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Entscheidung über den Abschluss eines Mietvertrages sowie für die Vorbereitung und Durchführung des Mietvertrages benötigen.

Nach Abschluss eines Mietvertrages teilen wir Ihre Daten mit folgenden Empfängern:
• der für Ihr Mietobjekt zuständige Property Manager;
• weitere für Ihr Mietobjekt tätig werdende Dienstleister, z.B. Handwerker oder Techniker, Sachverständige und Messunternehmen, die Verbrauchsdaten zum Zweck der Betriebskostenabrechnung für uns erheben;
• Inkassounternehmen, Rechtsanwälte, Gerichte zum Forderungsmanagement bei Verzug der Mietzahlungen oder Zahlung der Mietsicherheit sowie zur Geltendmachung, Ausübung, Durchsetzung oder Verteidigung unserer Rechte und Ansprüche aufgrund oder im Zusammenhang mit dem Mietverhältnis;
• etwaige Kaufinteressenten des Mietobjekts sowie Sachverständigen, soweit dies zur Bewertung des Wertes des Mietobjekts erforderlich ist;
• Asset Manager und Portfolio Manager;
• Ämter und Behörden, z.B. Meldebehörden, Strafverfolgungsbehörden, Gerichte, Finanzbehörden oder den Zoll; und
• Energieversorgungsunternehmen.

5. Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

Wir teilen Ihre Daten auch mit Empfängern in Großbritannien. Sobald Großbritannien nicht mehr Mitglied der Europäischen Union und des Europäischen Wirtschaftsraums ist, ist Großbritannien ein Drittstaat. Ab diesem Zeitpunkt basiert die Übermittlung personenbezogener Daten nach Großbritannien auf Standarddatenschutzklauseln. Nähere Informationen hierzu können Sie unter den unter Ziffer 1 genannten Kontaktdaten erhalten.

6. Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Kommt es nicht zum Abschluss eines Mietvertrages, werden wir Ihre Daten noch für 6 Monate nach Vermietung des Mietobjekts speichern und dann löschen.

Bei Abschluss eines Mietvertrages mit uns, speichern wir Ihre Daten für die Dauer des Mietvertrages. Bitte beachten Sie, dass unbefristete Mietverhältnisse auf Jahre angelegte Dauerschuldverhältnisse sind. Ihre Bonitätsdaten speichern wir nach Vermietung des Mietobjekts noch für 6 Monate.

Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) oder der Abgabenordnung (AO) ergeben und zwischen zwei bis zehn Jahre betragen.
Schließlich beurteilt sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die zum Beispiel nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) in der Regel 3 Jahre, in gewissen Fällen aber auch bis zu dreißig Jahre betragen können, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre beträgt.

7. Welche Datenschutzrechte habe ich?

In Bezug auf Ihre Daten und unsere Verarbeitung Ihrer Daten haben Sie die folgenden Rechte:
• Recht auf Auskunft über die betreffenden personenbezogenen Daten aus Artikel 15 DSGVO;
• Recht auf Berichtigung aus Artikel 16 DSGVO;
• Recht auf Löschung Ihrer Daten nach Artikel 17 DSGVO;
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten nach Artikel 18 DSGVO;
• Recht auf Datenübertragbarkeit nach Artikel 20 DSGVO.

Soweit wir Ihre Daten für unsere berechtigten Interessen oder die eines Dritten verarbeiten, haben Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung Ihrer Daten aufgrund berechtigter Interessen nach Artikel 21 DSGVO.

Soweit Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben, haben Sie jederzeit das Recht, Ihre Einwilligung ohne Angabe von Gründen und mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen (Artikel 7 DSGVO). Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird hiervon nicht berührt.

Zur Geltendmachung dieser Rechte wenden Sie sich gerne direkt an uns unter den oben in Ziffer 1 genannten Kontaktdaten.
Zudem haben Sie ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde nach Artikel 77 DSGVO.

8. Besteht eine Pflicht zur Bereitstellung der Daten?

Für die Begründung und Durchführung des Mietverhältnisses müssen Sie diejenigen Daten bereitstellen, die für die Bewertung Ihrer Eignung als Mieter für das Mietobjekt sowie für die Durchführung des Mietverhältnisses (z.B. Ihre aktuelle Bankverbindung oder Kontaktdaten für Handwerker) erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel das Mietverhältnis nicht durchführen können.
9. Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling

Wir verarbeiten teilweise Ihre Daten automatisiert mit dem Ziel, bestimmte persönliche Aspekte zu bewerten (sog. Profiling). Wir setzen Profiling beispielsweise in folgenden Fällen ein:
• Um Sie zielgerichtet über Produkte informieren und beraten zu können, setzen wir Auswertungsinstrumente ein. Diese ermöglichen eine bedarfsgerechte Kommunikation und Werbung einschließlich Markt- und Meinungsforschung.
• Im Rahmen der Beurteilung Ihrer Kreditwürdigkeit nutzen wir das Scoring. Dabei wird die Wahrscheinlichkeit berechnet, mit der ein Kunde seinen Zahlungsverpflichtungen vertragsgemäß nachkommen wird. In die Berechnung können beispielsweise Einkommensverhältnisse, Ausgaben, bestehende Verbindlichkeiten, Beruf, Arbeitgeber, Beschäftigungsdauer, Erfahrungen aus der bisherigen Geschäftsbeziehung, vertragsgemäße Zahlung früherer Mietzahlungen sowie Informationen von Kreditauskunfteien einfließen. Das Scoring beruht auf einem mathematisch-statistisch anerkannten und bewährten Verfahren. Die errechneten Scorewerte unterstützen uns bei der Entscheidungsfindung im Rahmen von Produktabschlüssen und gehen in das laufende Risikomanagement mit ein.